Protection des renseignements personnels

Depuis le 22 septembre 2022, les organismes publics tel que la Ville de Salaberry-de-Valleyfield (ci-après la Ville) doivent se conformer aux obligations légales de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la Loi 25).

Étant donné que la Ville doit faire preuve de transparence en matière de protection de la vie privée envers ses citoyennes et citoyens, celle-ci a mis en place des politiques et procédures afin de vous informer de vos droits et de nos obligations.

1. Les politiques adoptées par le Conseil

À la séance ordinaire du Conseil municipal du 12 décembre 2023 étaient adoptées trois politiques visant à encadrer la protection des renseignements personnels à la Ville :

• La politique de protection des renseignements personnels ;
• La politique de protection des renseignements personnels des employés de la Ville ;
• La politique de confidentialité.

Ces politiques concernent différents aspects de la protection de la vie privée. Les deux premières délimitent les mandats et les missions de la Ville dans ce domaine alors que la troisième vient baliser la protection de vos renseignements personnels lorsque vous naviguez sur notre site web et sur le portail citoyen.

2. Collecte de renseignements personnels

La Ville peut collecter des renseignements personnels vous concernant de deux manières :

• Directement auprès de vous par le biais d’un formulaire (conformément à la Politique de protection des renseignements personnels) ;
• Indirectement par le biais de votre navigation sur notre site web (conformément à la Politique de confidentialité).

Dans tous les cas, nous devons obtenir votre consentement pour collecter les renseignements personnels nécessaires à la prestation des services municipaux. De plus, nous ne collectons jamais plus de renseignements personnels que ceux strictement nécessaires à l’exécution de nos mandats. L’obtention du consentement peut se faire directement auprès de vous par un formulaire ou implicitement en acceptant la politique de confidentialité en ce qui concerne notre site web. Si vous êtes une personne âgée de moins de 14 ans, le consentement doit être obtenu par le formulaire de consentement de l’autorité parentale.

À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement et demander la destruction ou la rectification des renseignements personnels vous concernant. Veuillez noter que vous ne pouvez pas demander la destruction de renseignements personnels absolument nécessaires à la prestation de services municipaux obligatoires (taxation, liste électorale, etc.)

5. Critères d’obtention du consentement

Nous obtenons votre consentement, sauf si la loi nous permet de faire autrement.

Avant de recueillir des renseignements personnels, nous vous fournissons plusieurs informations, conformément à la loi et à nos politiques.

Quelles sont la durée et la portée de votre consentement?

Nous demandons votre consentement dans des buts précis. Votre consentement est donc valide pour la durée nécessaire pour atteindre ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans nos calendriers de conservation.

Votre consentement est valide uniquement pour les buts que nous vous avons déclarés. Si nous souhaitons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons à nouveau votre consentement, sauf dans les cas décrits à la section précédente.

6. Communication des renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos organismes affiliés et à d’autres personnes ou organisations, si c’est nécessaire, pour atteindre les buts identifiés dans cette politique.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux personnes et organisations suivantes :

• Des institutions financières ;
• Des organismes gouvernementaux ou des autorités réglementaires ;
• Des professionnels ou des établissements de santé ou de services sociaux ;
• Des établissements scolaires ;
• Des fournisseurs engagés pour fournir des services à la Ville ou pour la Ville ;
• Des organisations partenaires.

7. Protection des renseignements personnels

Nous protégeons vos renseignements personnels conformément à la loi.

• Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels
• Nous établissons des rôles et responsabilités clairs
• Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes
• Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour remplir nos obligations

8. Vos droits

Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels?

Vous pouvez :

• Retirer votre consentement
• Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger