La protection de la vie privée est importante pour la Ville de Salaberry-de-Valleyfield (la « Ville », « nous », « notre »). Pour cette raison, nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de vos renseignements personnels conformément aux lois applicables.
La présente politique de confidentialité (la « Politique »), qui doit être lue conjointement avec les conditions d’utilisation du site web et les ententes de services conclues avec la Ville, décrit nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de traitement, de communication et de conservation des renseignements personnels de nos clients, visiteurs et utilisateurs.
En utilisant notre site web, https://www.ville.valleyfield.qc.ca/, (le « Site web ») ou l’un de nos services, vous acceptez que nous puissions recueillir, utiliser, traiter, divulguer et conserver vos renseignements personnels conformément aux conditions décrites aux présentes.
Cette Politique ne s’applique pas aux renseignements personnels des employés, des représentants et des consultants de la Ville, ou à toute autre personne affiliée à la Ville, ainsi qu’à toute information qui ne constitue pas un renseignement personnel tel que défini par la loi applicable.
Les questions, commentaires et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de la Ville en matière de respect de la vie privée peuvent être adressés à notre Responsable de la protection des renseignements personnels et de l’accès aux documents (« RPRP ») aux coordonnées suivantes :
Courriel : rprp@ville.valleyfield.qc.ca
Adresse : 61, rue Sainte-Cécile, Salaberry-de-Valleyfield (Québec) J6T 1L8
« Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite les données pour le compte de la Ville. Il s’agit de personnes ou d’organisations tierces employées par la Ville pour offrir, fournir, faciliter, effectuer une prestation de service ou en analyser l’utilisation.
« Renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, c’est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte quelque chose sur l’identité, les caractéristiques (ex. : les habiletés, préférences, tendances psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et le comportement de la personne concernée) ou les activités de cette personne, et ce quelle que soit la nature du support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
« Renseignements personnels sensibles » : désigne un Renseignement personnel qui, lorsque par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de respect de la vie privée. Il peut s’agir, par exemple, de renseignements médicaux, biométriques, génétiques ou financiers, ou encore de renseignements sur la vie ou l’orientation sexuelle, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou bien l’origine ethnique.
« Responsable de la protection des renseignements personnels et de l’accès aux documents » ou « RPRP » : la personne qui est en charge de l’application de la présente Politique et dont les coordonnées sont identifiées à la section 1.2 de la présente Politique.
« Services » : Services fait référence au site Web et à tous les services connexes offerts par la Ville, qui comprennent les services professionnels et, le cas échéant, les médias associés, les documents imprimés et la documentation « en ligne » ou électronique.
Votre consentement de partager vos renseignements personnels avec nous
Pour la Ville, le respect de votre vie privée et la confidentialité de vos données sont primordiaux. C‘est pourquoi nous avons développé cette politique de confidentialité afin de vous indiquer quels renseignements nous recueillons, comment nous les traitons, et quand nous avons besoin de les communiquer à des sous-traitants ou des tiers.
Par votre consentement, vous autorisez la Ville à procéder à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels qui sont nécessaires à notre prestation de services. Sachez que vous demeurez maîtres en tout temps de vos renseignements personnels et que le consentement que vous nous donnez au moment de la collecte ou du traitement de vos renseignements personnels peut être retiré en tout temps. Nous nous assurerons de respecter votre choix conformément à nos obligations légales.
Dans le cadre de nos activités, nous ne pouvons collecter, traiter et utiliser différents types de renseignements personnels que vous nous donnez que si la loi nous le permet, incluant les renseignements énumérés ci-dessous :
Via notre Site web :
Dans l’accomplissement de nos mandats :
Dans chaque cas, ces renseignements personnels sont traités conformément aux fins légitimes et nécessaires énumérées à l’article 3.2 ci-dessous. De plus, nous nous assurons de recueillir et traiter uniquement les données et renseignements personnels qui sont strictement nécessaires aux fins des objectifs pour lesquels vous nous les donnez. Si une utilisation subséquente de vos renseignements personnels devait avoir lieu, nous vous aviserons tel que requis par la loi.
Conformément à l’énoncé au paragraphe 3.1, nous n’utilisons vos renseignements personnels que si la loi nous le permet. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins légitimes décrites ci-dessous :
Veuillez noter que nous n’utilisons pas les informations que nous recueillons afin d’en tirer des inférences ou quelque interprétation que ce soit.
Les renseignements personnels que nous recueillons et conservons demeurent chiffrés et sont archivés de manière sécuritaire sur les serveurs de nos fournisseurs dont vous trouverez la liste en annexe II. Soyez rassurés que ces renseignements personnels sont divulgués uniquement lorsque nous avons une obligation légale de le faire.
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos employés, entrepreneurs, consultants, mandataires, fournisseurs de services et autres tierces parties de confiance qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à exploiter notre Site web, à réaliser et à protéger nos activités ou à vous servir, à condition que ces fournisseurs de services se soient préalablement engagés par écrit à assurer la confidentialité de vos renseignements personnels conformément aux lois applicables et à notre Politique de protection des renseignements personnels. De plus, en conformité avec ladite politique, seuls les membres du Personnel de notre organisation qui ont un besoin d’accéder et de traiter vos renseignements personnels y auront accès.
Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ni ne communiquons autrement vos renseignements personnels à des tierces parties, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
Bien que nous tentions d’éviter de communiquer vos renseignements personnels à des tiers, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour exécuter divers services pour notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de données. Nous avons défini ci-dessous les cas pour lesquels un tel partage peut avoir lieu :
Avant de communiquer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services, nous concluons des ententes écrites avec ces derniers. Les ententes prévoient que nous ne fournirons que les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leur mandat. Dans le cadre de ces ententes, nous nous engageons à ce que les principes énoncés dans la présente Politique soient respectés. Nos fournisseurs de services sont tenus d’utiliser les renseignements personnels selon nos directives et uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été fournis. De plus, ces derniers nous offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection adéquates qui sont proportionnelles à la sensibilité des renseignements personnels traités ou communiqués. Lorsque nos fournisseurs de services n’ont plus besoin de vos renseignements personnels, nous leur demandons de détruire ces données de manière appropriée.
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels lorsque nous estimons qu’une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment :
La Ville obtient directement auprès de la personne concernée son consentement à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ses renseignements personnels. Avant d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels à d’autres fins que celles énoncées aux présentes un consentement explicite sera sollicité.
Sous réserve des lois applicables, nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vous renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. De plus, nos périodes de conservation peuvent être modifiées en temps opportun en raison d’intérêts légitimes (par exemple, pour garantir la sécurité des renseignements personnels, pour prévenir les abus et violations ou pour poursuivre des criminels).
Soyez également assurés que lorsque la finalité pour laquelle un renseignement a été collecté est accomplie, nous procédons à la destruction ou l’anonymisation de ce renseignement, conformément à la législation applicable.
Pour obtenir plus d’information sur les périodes pendant lesquelles vos renseignements personnels sont conservés, veuillez contacter notre Responsable à protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1.2 de la présente Politique.
Il est peu probable, mais n’est pas impossible, que dans certaines circonstances nous ayons besoin de recueillir des renseignements personnels considérés comme étant de nature sensible (exemple: origine raciale, opinions politiques, convictions religieuses, etc.). Avant de procéder à toute collecte de ces informations, nous procéderons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, afin de déterminer quels enjeux sont possibles quant à la collecte de ces données. Comme toujours, la Ville ne recueillera que les renseignements personnels de nature sensible qui sont strictement nécessaires pour nos opérations.
De plus, avant de procéder à la collecte de ces renseignements personnels de nature sensible, nous nous assurerons d’avoir votre consentement explicite pour ce faire, comme il est requis par la Loi.
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement. (Ce droit entre en vigueur en septembre 2024).
Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services.
Pour exercer votre droit de retrait, écrivez-nous à l’adresse rprp@ville.valleyfield.qc.ca (voir la section Nous joindre pour d'autres options). Nous pourrions vous demander une pièce d’identité pour s’assurer qu’il s’agit bien de vous.
Nous utilisons des témoins de connexion et autres technologies similaires (collectivement, les « Cookies ») pour nous aider à opérer, protéger et optimiser le Site web et les services que nous offrons. Les Cookies sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre appareil ou sur votre navigateur. Ils permettent de recueillir certaines informations lors de votre visite du Site web, notamment:
Si certains des Cookies que nous utilisons sont supprimés après la fin de la session de votre navigateur, d'autres Cookies sont conservés sur votre appareil ou sur votre navigateur afin de nous permettre de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite du Site web. Les données recueillies par l’intermédiaire de ces Cookies n’ont pas pour objet de vous identifier. Ils permettent notamment de garantir le fonctionnement du Site web, d’améliorer l’expérience de navigation des utilisateurs et fournissent certaines données qui nous permettent de mieux comprendre le trafic et les interactions qui ont lieu sur notre Site web, ainsi que de détecter certains types de fraudes. Les Cookies ne causent aucun dommage à votre appareil et ne peuvent être utilisés pour extraire vos renseignements personnels.
Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à être informé de la mise en place de Cookies lors de votre visite du Site web, pour que vous puissiez décider, dans chaque cas, d’accepter ou de refuser l’utilisation de certains ou de tous les Cookies. Veuillez noter que la désactivation des Cookies sur votre navigateur pourrait nuire à votre expérience de navigation sur le Site web et vous empêcher d’utiliser certaines de ses fonctionnalités.
La Ville a mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non autorisée. Ces mesures comprennent notamment le cryptage, le contrôle d'accès, la séparation des tâches, l'audit interne, etc.
Parmi les diverses mesures mises en place :
Malgré les mesures décrites ci-dessus, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter notre RPRP immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1.2 ci-dessus.
Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, nous publierons la version révisée de la Politique de confidentialité et actualiserons la date de mise à jour figurant dans l’en-tête de celle-ci. Si vous n'approuvez pas les nouvelles conditions de la Politique de confidentialité, nous vous invitons à ne plus utiliser notre Site web et nos services. Si vous choisissez de continuer d’utiliser notre Site web ou nos services après l'entrée en vigueur de la nouvelle version de notre Politique, votre utilisation de notre Site web et nos services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.
Il peut arriver à l’occasion que nous incluions sur notre Site web des références ou des liens vers des sites web, produits ou services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par la Ville, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n’assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux services que nous offrons. La présente Politique ne s’étend pas aux services de tiers.
La Ville s’engage à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels conforme aux standards technologiques adéquats.
Malgré ce qui précède, vous déclarez comprendre et reconnaître qu'aucun système informatique n'offre une sécurité absolue et qu’une part de risque est toujours présente lorsque l’on transmet des renseignements personnels sur le réseau public qu'est l'internet.
Vous acceptez ainsi que la Ville ne puisse être tenue responsable de toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte, vol, utilisation abusive ou altération des renseignements personnels transmis ou hébergés sur ses systèmes ou ceux d'un tiers. Vous déclarez également renoncer à toute réclamation à cet égard, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de la part la Ville. En conséquence, vous acceptez de dégager la Ville et ses élus, dirigeants, administrateurs, fonctionnaires, employés, personnes liées et partenaires de toute responsabilité pour tout dommage de quelque nature que ce soit, qu'il soit direct ou indirect, accessoire, spécial ou consécutif en rapport avec l'utilisation de vos renseignements personnels.
Dans le cas d'une violation de la confidentialité ou de la sécurité de vos renseignements personnels qui présente un risque élevé pour vos droits et votre liberté, cette violation vous sera notifiée dès que possible, et la Ville prendra les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.
Dans le cadre de nos activités, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous fournir vos renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant nous a fourni des renseignements personnels sans consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1.2 ci-dessus pour demander que nous supprimions les renseignements personnels de cet enfant de nos systèmes.
Toute question, commentaire, demande ou préoccupation concernant la présente politique de confidentialité doit être adressé à notre RPRP aux coordonnées indiquées à la section 1.2 de la présente politique.
Cette politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil municipal.
Le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels a la responsabilité de la vérifier et la mettre à jour de façon régulière.
Liste des partenaires de paiement en ligne de la Ville qui collectent des renseignements personnels
Payfacto : Partenaire de paiement pour les demandes de permis au Service de l’Urbanisme et des permis.
PG Solutions : Partenaire pour le paiement des comptes de taxes en ligne.
Stripe : Partenaire pour le paiement des billets de la plage du Parc des Îles de Saint-Timothée.
PaySafe : Partenaire de paiement pour les prestations de services du logiciel Sport-Plus.
Bambora : Partenaire pour le paiement des constats d’infraction via constat express de PG Solutions.
Liste des fournisseurs de services de la Ville qui collectent des renseignements personnels
Atlas : Logiciel de recrutement de ressources humaines développé par Workland. Cette plateforme est 100% web. Les données d’Atlas sont hébergées par Google Cloud Canada à Montréal. Pour plus d’informations, consultez le https://atlas.workland.com/
Modellium : Logiciel utilisé pour l’hébergement du Portail citoyen et pour le traitement des requêtes. Les données de Modellium sont hébergées au Québec. Pour plus d’informations, consultez le https://modellium.com/
Sport-Plus : Logiciel utilisé par le Service Récréatif et Communautaire pour la prestation de plusieurs services (location de matériel, carte de citoyen, jardins communautaires, etc.) Les données de Sport-Plus sont hébergées dans les serveurs de Microsoft Azure. Ces serveurs sont situés dans l’Est du Canada.
